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Como acabar com os problemas de comunicação nas empresas?

Saiba o que fazer para superar este grande desafio

Os problemas de comunicação nas empresas são mais comuns do que se pode imaginar, o que já foi comprovado estatisticamente. Além disso, quem trabalha em tais ambientes sabe que a equipe nem sempre consegue se comunicar da melhor maneira possível.

Essa é uma situação que existe praticamente em todo negócio, seja em maior ou menor proporção, mas é fundamental que ela seja eliminada para que a produtividade, eficiência e qualidade de relacionamento interpessoal não sejam perdidas.

Para lhe ajudar, nós separamos estatísticas importantes sobre o assunto, bem como boas dicas que podem fazer com que a comunicação melhore consideravelmente e cujos impactos já podem ser notados a curto prazo. Com isso, o sucesso tende a aumentar cada vez mais!

Estatísticas sobre comunicação corporativa

Se você vê a sua companhia nessa situação, não se preocupe, pois os problemas de comunicação não são uma exclusividade dela. Confira os seguintes dados, acompanhados das respectivas fontes:

  • 26% dos colaboradores acreditam que o e-mail é um grande problema para a produtividade (CareerBuilder).
  • 43% das pessoas abaixo de 45 anos que procuram emprego acreditam que o envio de mensagens é uma maneira profissional para que os recrutadores se comuniquem com os talentos (Software Advice).
  • Moradores dos Estados Unidos gastam 26 minutos por dia escrevendo mensagens e mandam 5,3 vezes mais mensagens de texto do que o número de ligações feitas (Informate).
  • 26% das pessoas se sentem pressionadas a responder mensagens relacionadas ao trabalho quando estão fora de seu horário de expediente (Cornerstone’s The State of the Workplace Productivity Report).
  • 46% dos empregados raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que eles devem fazer em seguida (Wrike).
  • Os custos da comunicação deficitária em empresas já atingiram US$ 37 bilhões (Holmes).
  • 400 empresas entrevistadas, com mais de 100.000 colaboradores nos Estados Unidos e no Reino Unido, estimaram que as barreiras de comunicação custam aproximadamente US$ 62,4 milhões por ano em perda de produtividade (Holmes).

Logo, fica claro que tanto na gestão de micro e pequenas empresas quanto nas de maior porte, a comunicação corporativa pode apresentar vários problemas, os quais, por sua vez, afetam o sucesso e o faturamento da companhia.

O que fazer para eliminar os problemas de comunicação nas empresas?

Ainda que não exista uma receita perfeita para lidar com a situação, boas dicas podem ajudar a amenizar ou até mesmo aliviar seus efeitos!

Comunique-se com clareza

Um dos maiores problemas de comunicação ocorre quando a mensagem não é transmitida de maneira clara, ou seja, levanta dúvidas por parte de quem escuta, o que resulta em uma compreensão parcial ou nula do que foi dito.

Seja em um e-mail enviado para toda a equipe ou em uma conversa informal durante o almoço ou na sala do café, seja claro e direto para conseguir transmitir as informações que precisa sem levantar dúvidas.

Além disso, no que tange a conversas que não estejam relacionadas ao ambiente profissional, evite tópicos controversos e que sejam muito pessoais, já que as discussões podem atingir rumos indesejados.

Quando possível, comunique-se face a face

Imagine que você quer conversar sobre como aumentar o lucro da empresa com o responsável pelo setor financeiro. Caso seja possível, é melhor ter essa conversa pessoalmente, pois o aproveitamento tende a ser bem melhor.

Boa parte da comunicação se dá através de movimentos não-verbais e de olhares, entre outros detalhes de expressão corporal e facial. Quando esses sinais são removidos, pode ser que os envolvidos não entendam exatamente sobre o que estão falando ou captem as informações com precisão.

Por isso, quando estiver ao seu alcance, invista em uma melhor comunicação corporativa através de conversas pessoais. Uma alternativa que pode ajudar é a videoconferência, que se posiciona como um meio termo entre a conversa presencial e à distância.

Faça perguntas

É possível evitar vários problemas de comunicação nas empresas através de uma estratégia bastante simples: fazer perguntas às pessoas com quem estiver conversando.

Com isso, é possível confirmar que as pessoas estão entendendo o que é falado e que assimilaram as informações em sua mente, o que é um indicativo positivo de comunicação.

Quando se estiver na posição de ouvinte, o mesmo se aplica. Caso queira confirmar uma informação ou tirar dúvidas, pergunte quantas vezes forem necessárias até esclarecer o assunto e, assim, contribuir para uma comunicação corporativa de qualidade.

Faça dos feedbacks uma rotina

Às vezes, os problemas de comunicação são cometidos por você ou por outro colaborador mesmo sem que se saiba. Isso pode acontecer por uma confusão com as informações ou mesmo por desconhecimento de um determinado assunto, o que é perfeitamente normal.

Sempre que isso acontecer, é importante fornecer um feedback para a pessoa que errou para, assim, fazê-la saber que cometeu um equívoco. Essa comunicação deve ser feita de forma tranquila, não como uma bronca, mas sim como um conselho construtivo.

Isso pode acontecer quando se confunde o significado de despesas fixas e variáveis, ao passar uma informação incorreta no relatório para o cliente ou mesmo em um papo descontraído.

Cabe ressaltar que isso pode acontecer com você e, se for o caso, receba o feedback de maneira positiva e agradeça a quem lhe ajudou.

Tenha um tempo de relacionamento com a equipe fora do trabalho

Por fim, chega um conselho que pode evitar muitos problemas de comunicação nas empresas e, de quebra, fazer surgir novas amizades, que é passar mais tempo com as pessoas que trabalham com você fora do trabalho.

Isso pode ser feito em happy hours, festas para comemorar o aniversário dos colaboradores, eventos para celebrar a obtenção de bons resultados ou mesmo conversas informais e descontraídas durante o almoço, até o ponto de ônibus ou a estação de trem, por exemplo.

Por vezes, passa-se mais tempo no trabalho do que com a família, o que significa que os relacionamentos devem ser saudáveis em prol de boas amizades e também da redução de problemas de comunicação corporativa.

Tenha uma comunicação exemplar em sua empresa!

Gerir ou trabalhar em uma empresa é uma atividade regada de desafios, desde conhecer os principais termos financeiros até melhorar a produtividade constantemente, e ter uma boa comunicação pode ajudar a lidar melhor com cada situação.

Assim como o setor fiscal precisa do GeminusCare para funcionar bem, toda a empresa pode seguir as dicas propostas para reduzir (ou até eliminar!) os problemas de comunicação nas empresas. A partir deste momento, a tendência é de que o desempenho e os resultados corporativos melhorem cada vez mais!

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