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Como cancelar nota fiscal eletrônica? Aprenda em 4 passos

Saiba como proceder caso precise do cancelamento

Dado o grande volume de notas fiscais que precisam ser emitidas mensalmente por sua empresa, não é raro que elas apresentem algum problema, como dados ou valores incorretos. Porém, nem todos os profissionais sabem exatamente como cancelar nota fiscal eletrônica (NFe).

Deixar de proceder com o cancelamento pode trazer sérios problemas à sua companhia, desde o pagamento de impostos e tributos que poderiam ser evitados até questões legais e burocráticas mais sérias.

Se você não sabe muito bem como proceder frente a esse tipo de situação, então veio ao lugar certo! Vamos entender a importância do cancelamento quando ele se faz necessário, quais são as condições e como proceder para concluí-lo.

É realmente necessário cancelar nota fiscal?

Quando ela foi emitida incorretamente, sim. Empresas que desejam saber como evitar problemas fiscais e querem seguir a todas as determinações legais devem proceder com o cancelamento sempre que necessário.

Algumas das situações que podem levar ao cancelamento de uma nota fiscal são os seguintes:

  • CNPJ do destinatário digitado incorretamente;
  • Erros nos cálculos tributários, que levarão a uma cobrança maior ou menor do que a realmente devida;
  • Diferenças entre a quantidade ou volume descritos na nota e os que realmente fazem parte da transação.

Em suma, qualquer diferença que haja entre o que está discriminado no documento e o que deve ser entregue ao cliente deve resultar no cancelamento da nota fiscal, de modo a não criar um problema entre as empresas envolvidas e o Fisco.

Antes de saber como cancelar uma nota fiscal eletrônica, porém, é importante saber que existe um prazo determinado para o processo, o qual deve ser respeitado para que se torne válido.

Qual é o prazo máximo para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica?

24 horas, o que deixa claro como é importante se atentar a todos os passos necessários para sua emissão e também na revisão dos documentos emitidos.

A grande questão está no fato de que cada estado pode ter regras diferentes, ou seja, quem sabe como cancelar nota fiscal eletrônica em São Paulo não deve tomar seu funcionamento como padrão para os demais estados.

Antigamente, o prazo de cancelamento das notas fiscais eletrônicas era de 168 horas, que equivalem a 7 dias corridos. Porém, de acordo com o Ato COTEPE 35/10, o prazo foi reduzido para 24 horas desde o ano de 2012.

Até o momento, a exceção para menos fica por conta do estado do Mato Grosso, onde o cancelamento deve ser feito em, no máximo, duas horas. Logo, as empresas mato-grossenses devem se atentar ainda mais neste sentido!

É importante ressaltar que o prazo máximo para cancelamento foi instaurado para evitar que as mercadorias já estejam em transporte, o que traria dificuldades para a fiscalização e até mesmo entre as empresas envolvidas, pois quanto maior for o intervalo de tempo, maiores também são as chances de resultar em problemas.

O que acontece se o prazo for excedido?

Em certos casos, ainda há como cancelar nota fiscal eletrônica depois do prazo máximo, mas isso trará um custo adicional à empresa, que terá que arcar com o pagamento de uma multa, geralmente de 1,5% sobre o valor total da operação.

Por outro lado, há estados que não permitem, de forma alguma, o cancelamento da nota depois de passado o prazo de 24 horas. Nesse caso, o procedimento a ser adotado é a anulação dos efeitos do documento, sendo o emitente responsável por arcar com todas as consequências legais resultantes.

Quando é possível cancelar uma NFe?

Há três critérios que devem ser seguidos para proceder com o cancelamento, que são os seguintes:

  • O Fisco precisa ter autorizado a emissão da nota fiscal;
  • A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento do emitente;
  • O destinatário não pode ter realizado o manifesto de notas fiscais.

Além de saber como cancelar nota fiscal, o procedimento só pode ser realizado caso todos os critérios sejam atendidos. Caso contrário, é preciso consultar os procedimentos adotados pela Secretaria da Fazenda de seu estado, os quais são variáveis.

Como cancelar nota fiscal eletrônica em 4 passos?

Depois de entender os critérios e possibilidades envolvidos, conhecimentos essenciais para um controle de notas fiscais eficiente, chegou a hora de conhecer os passos necessários para o cancelamento.

Embora eles possam variar de acordo com o software ou plataforma de emissão de notas fiscais utilizados por cada empresa, o procedimento tende a seguir este padrão:

  1. Acesse as notas fiscais emitidas. Abra seu emissor e vá até o local em que se encontram os documentos emitidos pela empresa.
  2. Localize a nota fiscal que precisa ser cancelada. Navegue entre os documentos e encontre aquele que deve ser cancelado. Tome cuidado para não escolher a nota errada!
  3. Escolha a opção de cancelamento. Alguns emissores podem liberar essa opção ao passar com o ponteiro do mouse sobre a nota fiscal, enquanto outros podem exigir um clique com o botão direito ou mesmo a seleção do documento com o botão esquerdo e a escolha da opção de cancelamento. Caso tenha alguma dúvida, contate a empresa responsável pelo emissor.
  4. Confirme o cancelamento da nota. Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou o portal nacional da NF-e para confirmar o status do documento e, assim, saber se ele realmente foi cancelado ou não.

Não se esqueça de que esses procedimentos só podem ser realizados caso todos os critérios vistos anteriormente sejam seguidos.

Mesmo depois de aprender como cancelar uma nota fiscal eletrônica, tome cuidado!

Como diz o velho ditado, é melhor prevenir do que remediar. Afinal de contas, certamente você não deseja que sua empresa seja vítima de qualquer tipo de problema relacionado a notas fiscais frias, mesmo que isso tenha ocorrido inconscientemente.

Caso tenha qualquer dúvida, busque saber quais são os procedimentos corretos com a empresa responsável pelo desenvolvimento do emissor de notas fiscais ou junto à Secretaria da Fazenda, que podem esclarecer suas dúvidas e evitar maiores problemas futuros.

Ao contar com o GeminusCare, sua empresa fica protegida contra notas fiscais emitidas incorretamente, já que ela recebe um SMS no momento em que o documento é emitido, o qual pode ser acessado pelo sistema. Caso veja qualquer problema, entre em contato imediatamente com o emitente.

Agora que você já sabe como cancelar nota fiscal eletrônica e percebeu, na prática, como o GeminusCare é importante, conte com a ajuda do software e mantenha a atenção redobrada quando tiver que emitir qualquer documento!

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