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Problemas fiscais: 6 dicas para evitar na sua empresa

Saiba o que fazer para não se deparar com problemas no departamento fiscal da sua empresa!

O Fisco brasileiro pode ser facilmente considerado como um dos mais burocráticos de todo o mundo. Isso faz com que a ocorrência de problemas fiscais seja uma situação bem comum.

De acordo com um relatório divulgado pelo Banco Mundial, em outubro de 2017, as empresas brasileiras gastam 1.958 horas por ano para atender suas exigências, o que equivale a mais de 244 dias trabalhados em uma rotina de 8 horas diárias.

Além de tanto tempo, chama a atenção o fato de a estrutura necessária para os cálculos e pagamentos de impostos equivaler a 1,5% do faturamento anual nas empresas, o que resultou em aproximadamente R$ 60 bilhões apenas em 2016.

Mesmo com esses números, ainda é possível se organizar para que os problemas com o Fisco passem longe. Confira as melhores dicas e comece a colocá-las em prática a partir de hoje para colher bons resultados!

Dicas práticas para evitar problemas fiscais em seu negócio

Seja qual for o porte ou segmento de atuação da empresa, as sugestões podem ajudar muito a manter uma gestão fiscal ímpar!

1. Guarde os arquivos das notas fiscais por 5 anos

Você sabe qual é o prazo para guardar documentos fiscais? Essa é uma dúvida que pega muitas empresas de surpresa, e é fundamental saber a resposta para estar preparado a prestar qualquer esclarecimento se o Fisco pedir.

Os documentos fiscais devem ser guardados por pelo menos 5 anos. Dentro desse período, você pode ser indagado pela Receita Federal a apresentar algum documento, e não fazê-lo pode resultar em multas.

Cada XML (documento da nota fiscal eletrônica) que não for apresentado pode resultar em uma multa de até R$ 1.000, desde que esteja no prazo de 5 anos. Por isso, é de suma importância deixá-los armazenados para evitar problemas fiscais.

2. Adeque-se à nota fiscal eletrônica 4.0

Agosto de 2018 foi o mês em que o padrão da NF-e mudou. A partir de então, saiu de cena a NF-e 3.10 e entrou em vigor a nota fiscal eletrônica 4.0, que trouxe algumas mudanças importantes.

A que se destaca é o padrão de segurança e comunicação usados, que deixou de ser o SSL, mais vulnerável, e agora é o TSL 1.2 ou superior.

Houve também outras mudanças, como nos campos de forma de pagamento, Fundo de Combate à Pobreza (FCP), além da necessidade de rastreabilidade de produtos, de modificações no Grupo X e da agora obrigatoriedade de preenchimento do GTIN.

Como esse tipo de nota não é mais aceito, é possível evitar problemas com o Fisco ao se assegurar de que a sua empresa já está seguindo as novas determinações. Caso contrário, as notas antigas não poderão ser validadas pela Secretaria da Fazenda.

3. Tome cuidado com a elisão fiscal

O nome parece um pouco complicado, e a prática é ainda mais. Ao mesmo tempo que é possível cortar custos tributários importantes com a elisão fiscal, ela pode ser a fonte de sérios problemas fiscais.

Em outras palavras, elisão fiscal é o conjunto de iniciativas e estratégias cujo objetivo é reduzir a carga tributária da empresa sem fazer com que ela cometa qualquer ato ilícito.

A escolha do regime tributário é um exemplo clássico e prático de elisão. Se sua empresa se enquadra nas exigências do Simples Nacional, que possui uma carga tributária menor, sua adoção significa pagar menos impostos do que escolher outro regime.

Optar por um município em que a carga tributária é menor também se transforma em um exemplo de elisão fiscal. Tudo isso é permitido pela lei, mas quando se atravessa a tênue linha entre elisão e evasão, os problemas com o Fisco serão uma questão de tempo.

4. Jamais sonegue impostos

Ao atravessar a linha que citamos no tópico anterior, sua empresa pode cair na prática de evasão fiscal, essa sim proibida por lei e mais popularmente conhecida como sonegação de impostos.

É fato consumado que a carga tributária no Brasil é alta: o país ocupa a 12ª posição mundial no ranking, atrás de 11 países europeus, mas isso não significa que deva-se recorrer à evasão fiscal.

É claro que isso pode acontecer por descuido ou desatenção no planejamento fiscal, mas ainda que não tenha ocorrido de má fé, os problemas fiscais virão se a situação não for solucionada a tempo.

Acompanhe de perto os pagamentos e jamais caia na armadilha de deixar de pagar algum imposto, já que a penalidade pode ser bem grave.

5. Não deixe atrasar o pagamento dos impostos

Quem procura saber como fazer um controle de notas fiscais eficiente precisa estar em cima da data de pagamento dos impostos e nunca deixar que ela se atrase. Caso contrário, será preciso arcar com as consequências.

Empresas com impostos atrasados precisam pagar multas e juros, não podem participar de licitações públicas e provavelmente terão dificuldade com a obtenção de crédito.

A consequência mais séria é a responsabilização por parte da Receita Federal ou mesmo das Secretarias Estadual ou Municipal, o que pode fazer com que os funcionários envolvidos tenham que responder criminalmente.

Por isso, faça o que for possível para não ficar em atraso e ter problemas com o Fisco. Se o orçamento do mês não fechar, converse com o seu contador o que pode ser feito para minimizar os prejuízos, mas priorize o pagamento dos impostos.

6. Invista em um bom sistema de gestão fiscal

É difícil atender a todas essas exigências sem contar com a ajuda da tecnologia. Felizmente, é possível recorrer a um sistema de gestão fiscal para lidar com a situação de uma maneira mais simples.

Tais sistemas permitem que você acompanhe todas as notas da sua empresa imediatamente, seja avisado quando alguma nota fiscal for emitida contra o seu CNPJ e tenha todas as NF-e disponíveis.

Ao investir nessa solução, você conseguirá evitar uma série de problemas com o Fisco e, de quebra, terá um parceiro e tanto para auxiliar na gestão fiscal da empresa.

Mantenha os problemas com o Fisco longe da sua empresa!

Todo negócio está sujeito a ter problemas com a Receita Federal, mas ao tomar todos os cuidados necessários, os resultados tendem a ser os melhores possíveis a curto, médio e longo prazo, além de evitar visitas indesejadas da Receita Federal.

Portanto, faça um bom planejamento, não confunda elisão com evasão, atente-se às datas e conte com um bom sistema de gestão fiscal, como o GeminusCare, para que os problemas fiscais não sejam uma realidade em sua empresa!

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