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Controle de notas fiscais recebidas: saiba como fazer

Aprenda como ter um controle perfeito das notas fiscais que a sua empresa recebe!

As notas fiscais são documentos importantes e que precisam ser guardados por sua empresa. Porém, quando o número começa a ficar grande demais, o controle de notas fiscais recebidas se torna uma atividade complicada.

Esse é um fator que pode trazer sérias consequências à empresa, como a desorganização do setor fiscal, que pode prejudicar o financeiro e, então, se alastrar pelos demais em um efeito dominó.

Se isso está acontecendo em sua companhia ou se a situação se encaminha para essa conclusão, fique tranquilo, pois é possível resolver! Saiba o que sua companhia deve fazer para que todas as notas fiscais fiquem organizadas, exatamente como devem estar.

Como proceder com o controle de notas fiscais recebidas?

O processo é trabalhoso, mas tenha certeza que o controle de notas fiscais pode trazer ótimos frutos à organização da companhia, além de evitar problemas futuros!

Separe todas as notas fiscais dos últimos 5 anos

Nem sempre se sabe disso, mas existe um prazo para guardar documentos fiscais, que varia de acordo com cada um deles. No caso das notas fiscais, é preciso guardá-las por pelo menos 5 anos.

Esse período é necessário pelo fato de que a Secretaria da Fazenda pode querer tirar alguma dúvida em relação ao pagamento de impostos. Clientes, funcionários e até mesmo advogados também podem requerê-las.

Por isso, o primeiro passo para o controle de notas fiscais recebidas é procurar todas as que estiverem dentro do prazo. Assim, caso elas sejam solicitadas, você não passará por problemas.

É importante ressaltar que o que deve ser armazenado é o XML de nota fiscal, arquivo eletrônico que traz todas as informações sobre o documento e possui validade legal perante os respectivos órgãos.

Organize as notas fiscais

Nós já comentamos aqui sobre a organização das notas fiscais MEI, que costuma ser relativamente simples devido ao porte da empresa, o que por sua vez faz com que ela não tenha um número tão grande de documentos. Porém, o processo pode ser mais difícil para empresas maiores.

Ainda assim, é de suma importância organizá-las para que consiga encontrar exatamente aquela que precisa, já que não é viável percorrer uma por uma até que chegue na certa.

O ideal é que o controle de notas fiscais recebidas tenha pelo menos dois filtros: data e emitente. Assim, será possível retirar da busca todas as que não preencham aos seus critérios.

Salve-as em um local seguro

Depois de tanto trabalho para conseguir reunir os arquivos das notas fiscais, elas devem ser armazenadas em um lugar protegido, em que não haja riscos de interceptação e que também evite falhas humanas, o que poderia colocar tudo a perder.

Para isso, é possível recorrer a um pen drive, HD externo ou mesmo a serviços de armazenamento na nuvem, de acordo com o que julgar mais prático e fácil para a sua empresa.

É importante que esse seja um local de fácil acesso e que também seja divulgado para os devidos colaboradores na empresa. Dessa forma, o controle de notas fiscais recebidas realmente surtirá efeito caso seja necessário procurá-las.

Existe alguma alternativa mais simples e prática?

Felizmente sim! Fala a verdade: fazer todo esse processo manualmente seria cansativo e trabalhoso, principalmente pelo fato de que é preciso reunir documentos dentro de um período de 5 anos, que é bastante longo.

Na verdade, nós ilustramos o processo dessa forma para você entender como o controle de notas fiscais recebidas pode ser complicado, mas ao mesmo tempo necessário para todas as empresas.

A melhor alternativa possível é contar com um software especializado, como o GeminusCare, que faz, automaticamente, todas as etapas que foram ditas acima, deixando-as prontas em questão de poucos segundos.

Ele pode ser utilizado na gestão de micro e pequenas empresas, mas ao mesmo tempo também se aplica às de maior porte, já que reúne os recursos necessários para que a companhia consiga gerenciar seu setor fiscal com excelência.

Nosso sistema é conectado diretamente à SEFAZ (Secretaria da Fazenda), o que permite que todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa dentro do período de 5 anos possam ser consultadas com apenas alguns cliques. Além disso, toda a comunicação é criptografada, para sua total segurança.

Ele conta com os seguintes filtros, para facilitar ainda mais o controle de notas fiscais recebidas:

  • Chave de acesso;
  • Conteúdo da NFe;
  • Número;
  • Situação;
  • Manifestação;
  • Data base consulta;
  • Período inicial;
  • Período final;
  • Emitente;
  • Etiquetas.

Portanto, para encontrar uma nota fiscal eletrônica em específico, é só escolher os filtros necessários e clicar em consultar. Então, ele trará os documentos que atendem aos critérios escolhidos.

É possível fazer o download do XML, bem como do DANFe nota fiscal, documento auxiliar que também pode ser impresso e salvo no computador para controle interno.

Outra possível alternativa seria o controle de notas fiscais recebidas Excel, mas a maior parte do processo ainda seria manual, o que não facilitaria muito a vida do setor fiscal da sua empresa. Por isso, o GeminusCare é, de longe, a solução mais indicada.

GeminusCare: tenha um controle de notas fiscais recebidas perfeito!

A rotina nas empresas costuma ser bem corrida, com colaboradores repletos de tarefas na maior parte do seu dia. Seria completamente inviável organizar as notas manualmente, mas ainda bem que você pode recorrer ao nosso sistema!

Nem mesmo o controle de notas fiscais recebidas Excel se equipara a ele, já que o tempo gasto para o preenchimento da planilha seria muito grande, além de haver a possibilidade de digitar algo errado ou de não conseguir recuperar determinada nota fiscal.

O conjunto de recursos chama a atenção, mas diferente do que você pode estar pensando, o custo é irrisório, principalmente quando comparado às vantagens obtidas! Nós temos planos que cabem no orçamento da sua empresa, capazes de trazer um custo-benefício incomparável.

O objetivo do GeminusCare é tornar a vida da sua empresa mais fácil, deixá-la completamente alinhada às exigências fiscais impostas pelos órgãos públicos e, além disso, permitir que os processos internos da empresa sejam eficazes e seguros.

Quer ter um controle de notas fiscais recebidas sensacional em sua empresa? Então, aproveite essa oportunidade e faça um teste grátis por 7 dias do GeminusCare. Você não irá se arrepender!

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