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DANFe nota fiscal: saiba como consultar o seu!

Veja o que você deve fazer para consultar o DANFe!

Quando se fala sobre assuntos fiscais, é quase imediato se lembrar do DANFe nota fiscal, documento que costuma fazer parte do cotidiano da maioria das pessoas no momento da aquisição de móveis, eletrônicos e eletrodomésticos, entre outros itens.

Porém, no outro lado da relação comercial existe a empresa que é responsável pela emissão da nota fiscal e, consequentemente, pode ter acesso ao DANFe, embora nem todas saibam como podem consultá-lo.

Vamos aprender o que é DANFe, bem como a sua utilidade para as empresas e os clientes e qual é o processo necessário para consultá-lo.

O que é DANFe?

É a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela consiste naquele documento que é entregue na aquisição de algum produto e que a maioria das pessoas costuma chamar de nota fiscal.

Porém, na verdade, o DANFe não é a nota fiscal propriamente dita, mas sim uma representação gráfica e simplificada do documento em questão, que é a NF-e, um arquivo digital em que constam as informações sobre aquela transação.

O XML de nota fiscal é o verdadeiro documento, o qual é digital, possui validade legal e deve ser apresentado caso a Receita Federal ou algum outro órgão fiscal solicite. Porém, como o consumidor não costuma ter acesso a esse documento, o DANFe lhe é entregue para maior praticidade.

Para fins de representação, o cliente pode receber o DANFe nota fiscal impresso ou por meio digital, geralmente enviado por e-mail, já que ambos permitem consultar as principais informações da nota.

Quem sabe o que é DANFe e qual é a sua finalidade também entende que ele deve, obrigatoriamente, ser utilizado para o transporte de cargas e mercadorias, já que tais veículos estão sujeitos a ser parados pela fiscalização a qualquer momento.

Se isso acontecer, caso o transportador não apresente o DANFe, então a fiscalização pode multá-lo, já que não há como comprovar quais itens ou mercadorias estão em circulação.

O DANFe nota fiscal substitui a NF-e?

Não. Como o próprio nome deixa claro, ele é um documento auxiliar, não o definitivo, embora ele facilite o acesso às informações da NF-e.

Isso acontece devido à presença de uma chave numérica em todo DANFe nota fiscal, o qual pode ser consultado na internet através do portal da Nota Fiscal Eletrônica, disponibilizado pelo Ministério da Fazenda.

Além da chave numérica, os documentos auxiliares de nota fiscal eletrônica também devem dispor de um código de barras, o qual representa a mesma chave numérica, embora permita um acesso mais fácil por meio de leitores de código de barras.

Mesmo depois da atualização para a nota fiscal eletrônica 4.0, o acesso à NF-e ainda pode ser feito através da chave numérica e do código de barras do DANFe.

Outra finalidade do DANFe é servir como um comprovante de entrega, o que é benéfico tanto para o comprador quanto para o vendedor, já que ele dispõe de um espaço para a assinatura do destinatário. Com isso, é possível provar que a mercadoria foi entregue.

Como gerar o DANFe?

Ele é gerado no momento da emissão da NFe pelo sistema utilizado pela empresa. Isso permite que elas tenham acesso ao DANFe nota fiscal quase que imediatamente.

O processo se inicia quando a empresa preenche o NF-e com todos os dados necessários de destinatário, produtos e mercadorias comercializados, tributação, faturas e seus demais campos.

Quando isso é realizado, a nota fiscal é enviada para validação junto à Secretaria da Fazenda, momento em que o sistema emissor transforma as informações digitadas nos respectivos campos em um arquivo XML.

O arquivo, então, é encaminhado para o servidor de validação da Secretaria da Fazenda Estadual, e em questão de alguns segundos, a Sefaz confere os dados e autoriza a emissão da nota.

Nesse momento, o DANFe nota fiscal já pode ser impresso para os respectivos fins, seja para encaminhar ao cliente ou entregar para o transportador levar a mercadoria.

Portanto, não existe nenhum procedimento em separado para a emissão do DANFe. Assim que a nota fiscal é validada e emitida, o arquivo é gerado e disponibilizado.

Como fazer a consulta DANFe?

Da mesma forma que o DANFe permite acessar o XML para confirmar a autenticidade do documento, a recíproca também é verdadeira.

Existem serviços online que permitem a consulta DANFe, os quais precisam de pelo menos uma das seguintes informações para disponibilizar a representação gráfica da nota fiscal:

  • Arquivo XML da nota fiscal ou da carta de correção (caso haja);
  • Arquivo TXT da nota fiscal eletrônica;
  • Arquivo XML do CTe (DACTe, Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico);
  • Chave de acesso da nota fiscal.

Ao possuir alguma dessas informações, os sistemas online permitem a consulta DANFe para download ou impressão, de acordo com o procedimento necessário.

Porém, esse pode ser um processo trabalhoso para a sua empresa, já que seria necessário separar as informações e proceder com o download individual de cada DANFe, o que demandaria muito tempo.

Isso se torna ainda mais visível depois de ter entendido o que é DANFe, que é justamente um documento auxiliar cuja finalidade é representar, graficamente e de maneira prática, o que está disposto no arquivo XML

Para ter um controle de notas fiscais eficiente e ainda mais prático, a melhor opção é contar com um sistema de emissão de notas fiscais, que permite o download do DANFe a qualquer momento e com apenas alguns cliques, o que agiliza todos os processos.

Assim, além de o processo de emissão ser agilizado, será possível acessar cada DANFe referente às notas fiscais com praticidade, o que auxilia na gestão fiscal.

Domine o assunto de DANFe nota fiscal em sua empresa!

Depois de aprender o que é DANFe, ficou claro que a definição é bem simples, e que a consulta desses documentos auxiliares pode ser feita a qualquer momento, seja na internet ou através de um sistema de emissão de notas.

Por outro lado, além de gerenciar as notas que são emitidas por sua empresa, também é fundamental ter uma boa gestão dos documentos fiscais recebidos, de modo que o XML e o DANFe sempre estejam acessíveis.

Para isso, conte com o GeminusCare, que é um sistema de gestão fiscal que pode ajudar na gestão de micro e pequenas empresas, bem como nas companhias de maior porte, o que trará benefícios notáveis ao seu cotidiano.

Agora que você já dominou a definição e as aplicações do DANFe nota fiscal, melhore a gestão fiscal da sua empresa com o GeminusCare e tenha tudo o que precisa a apenas alguns cliques de distância. Certamente, esse é um investimento que trará um excelente custo-benefício!

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