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Notas fiscais em PDF: qual é a sua validade?

Para que realmente servem as notas que sua empresa recebe neste formato?

Quando se fala com um consumidor final a respeito de notas fiscais em PDF, é normal se lembrar das eletrônicas que são enviadas quando um produto é adquirido na internet. Porém, sob o aspecto legal do assunto, elas não se constituem como válidas.

Caso sejam solicitadas pela Secretaria da Fazenda, por exemplo, elas não serão analisadas como notas fiscais propriamente ditas, algo que pode pegar muitas pessoas de surpresa.

Se você também não conseguiu entender direito, fique tranquilo, pois suas dúvidas serão solucionadas! Vamos saber exatamente o que são esses documentos enviados em PDF e como funciona sua validade.

O que são as notas fiscais em PDF?

Por mais que haja o costume de chamá-las dessa forma, os arquivos que são enviados quando da aquisição de algum produto pela internet (ou até mesmo em lojas físicas, de acordo com a empresa) não são notas fiscais propriamente ditas.

Corriqueiramente, não há problemas em usar o termo, já que ele poderá ser compreendido sem maiores problemas, mas especialistas no setor fiscal, funcionários da Secretaria da Fazenda e outros colaboradores olham para a questão de maneira diferente.

O nome correto para estes arquivos é DANFe nota fiscal ou apenas DANFe, que significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele nada mais é do que um layout organizado com as informações constantes na NF-e.

Ainda que não tenha validade jurídica, é preciso que as transportadoras acompanhem o DANFe impresso enquanto fazem o frete dos produtos às empresas e clientes, já que ele pode ser solicitado pelas autoridades de trânsito.

A NF-e, por sua vez, é a nota fiscal eletrônica, que tem como objetivo substituir as notas fiscais de modelo 1 e 1-A, cujo preenchimento era manual, ou seja, complicado e nada prático para as necessidades da sociedade atual.

Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica 4.0 é a última versão do documento eletrônico, cujo uso é obrigatório para as empresas.

O documento que possui validade legal, por sua vez, é o XML nota fiscal, arquivo que é a verdadeira versão digital do documento, o qual recebe o registro de todas as suas informações e pode ser apresentado para fins jurídicos.

Se não possui validade jurídica, então por que a nota fiscal PDF é enviada?

Para que os clientes tenham uma representação visual das informações, algo que não é possível de se obter através do arquivo XML, já que ele não é formatado visualmente.

Para fins de comparação, acesse uma página da internet qualquer em seu navegador através de um computador ou de um notebook, clique com o botão direito em qualquer lugar e, então, selecione a opção ‘Exibir código fonte da página“ ou algo similar.

O resultado será toda a parte de programação que está por trás daquela página esteticamente bonita e de simples compreensão. Para que sua parte visual funcione perfeitamente, esses códigos são essenciais.

O XML de uma nota fiscal é similar a isso, com vários números e informações que não podem ser compreendidos, já que ficam todos agrupados e confusos, embora possua a validade legal solicitada pela Sefaz e por outros órgãos e companhias que possam precisar.

A nota fiscal PDF permite ao cliente visualizar o nome do produto, o preço que foi pago, os impostos envolvidos, quem foi o emitente do documento, qual é seu CNPJ, para qual endereço o produto será enviado e várias outras informações. Isso seria mais difícil com o arquivo XML, o que poderia suscitar sérias dúvidas.

Porém, existe outra finalidade importantíssima para as notas fiscais em PDF, que é a presença de uma chave de acesso, a qual aparece em um campo geralmente localizado no campo superior direito, próximo ao código de barras.

Também é comum haver um campo imediatamente abaixo deste que traz a frase “Consulta de autenticidade no portal nacional da NF-e”, com o endereço de uma página da Secretaria da Fazenda ou a orientação para acessar o site da Sefaz Autorizadora.

Com essa chave de acesso, ao entrar nos sites citados, você pode ter acesso ao resumo da NF-e ou à nota completa, com todas as informações a respeito da transação realizada entre o cliente e a empresa.

Além disso, caso você tenha um certificado digital, é possível baixar o XML, que é o arquivo digital com validade jurídica e, assim, armazená-lo ou apresentá-lo para o que for necessário.

Existe alguma forma mais simples de acessar o XML?

Sim. O passo a passo visto anteriormente permite baixar o arquivo, mas é possível perceber que ele é um pouco extenso, principalmente quando se trata de um grande número de notas fiscais que precisam ter seus XML baixados.

A melhor alternativa para este fim é ter um software de notas fiscais que reúna todos os documentos que já foram emitidos para a sua empresa, onde eles possam ser acessados com facilidade, praticidade e segurança.

O GeminusCare funciona exatamente dessa forma, através da organização de todas as NF-es emitidas contra o CNPJ da sua empresa, bem como CT-es. É possível também baixar cada XML e DANFe, de modo a não perder nada do que precisa.

Sua atuação é direta no controle de notas fiscais recebidas e permite que o setor fiscal da companhia fique perfeitamente organizado, com muito mais praticidade e agilidade do que ter que conferir cada nota fiscal PDF, pegar a chave de acesso, acessar a página da Sefaz e, então, baixar o XML.

Notas fiscais em PDF: documentos sem validade legal, mas valiosos

Ainda que não tenham validade legal propriamente dita, as notas fiscais enviadas em PDF são importantes para os clientes, já que permite a eles conferir as informações daquela transação e, quando necessário, acessar a nota fiscal completa e até baixar o arquivo XML.

Além disso, elas também devem ser utilizadas no transporte das mercadorias em formato impresso, já que as autoridades de trânsito podem confirmar sua validade através da chave de acesso.

Agora que você já sabe qual é a importância das notas fiscais em PDF, sempre guarde-as quando receber ou, melhor ainda, invista no GeminusCare e tenha todas elas à disposição a apenas alguns cliques de distância. Assim, a organização do setor fiscal da sua empresa será exemplar!

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