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Legislação

O que são notas fiscais frias?

Entenda o que é esse termo tão comentado no meio fiscal

Você já deve ter ouvido falar sobre notas fiscais frias, principalmente se trabalha no setor fiscal ou se tem certa afinidade com o assunto, mas mesmo tão comentado assim, não é raro encontrar pessoas que desconheçam seu significado.

Isso é muito sério, já que as empresas que são vítimas desse tipo de nota fiscal podem ter prejuízos financeiros e funcionais. Quando a situação se agrava, é possível até mesmo que elas sejam autuadas pela Receita Federal e tenham que pagar multas.

Vamos entender exatamente do que se tratam tais notas, porque é importante tomar tanto cuidado para não cair nesses golpes e o que pode ser feito para evitá-los.

O que significam as notas fiscais frias?

A expressão é um sinônimo para notas fiscais falsas, ou seja, que não correspondem à realidade. Quando a empresa emite uma nota fiscal fria, ela comete crime de acordo com o Artigo 172, presente no Código Penal, e pode incorrer em pena de 2 a 4 anos de cadeia e no pagamento de multa.

Os principais pontos que podem ser objeto de falsificação em uma nota fiscal são os seguintes:

  • Venda de mercadorias ou prestação de serviços que jamais aconteceram entre as duas empresas envolvidas;
  • Relações comerciais entre companhias que nunca realizaram qualquer tipo de transação ou mesmo que conheçam a existência uma da outra.

Além de ser um dos termos financeiros mais conhecidos, ele é utilizado tanto no meio jurídico quanto no corporativo, além de poder aparecer nos noticiários, jornais, sites e revistas, e seu significado é simplesmente o de um documento fiscal falso.

Antigamente, era comum haver outro assunto relacionado à nota fiscal fria, que é o conhecido como nota calçada, em que a empresa que emite a nota envia um documento diferente ao seu cliente, que pode conter mudanças em relação aos produtos e serviços discriminados, quantidade e valor, entre outros pontos.

Isso, porém, já não é tão corriqueiro nos dias de hoje, principalmente depois da adoção da Nota Fiscal Eletrônica 4.0 e das versões eletrônicas anteriores, devido ao fato de que todas as transações precisam ser validadas pela Secretaria da Fazenda.

Quais são os riscos envolvidos com a nota fiscal fria?

Eles são graves e vão desde o recebimento de multas até a interrupção dos serviços da empresa, de acordo com a parte que está envolvida. Alguns deles são os seguintes:

  • A empresa que emitiu as notas fiscais frias pode ter sua situação cadastral baixada pela Receita Federal, o que significa que ela não poderá mais atuar graças à impossibilidade de emitir novas notas, mesmo que verdadeiras.
  • A Secretaria da Fazenda tem o poder de cancelar a inscrição estadual da empresa, o que também impossibilita a emissão de outras notas, mesmo que sejam reais.

Nem todos sabem disso, mas as notas frias podem trazer problemas até para quem as recebe, as quais podem receber uma autuação da Receita Federal graças à inconsistência dos dados obtidos no momento de calcular os tributos.

É por isso que o assunto é tão importante e deve ser analisado com máxima cautela, já que pode trazer prejuízos até mesmo para o destinatário caso este não tome as devidas medidas.

Veja também: Controle de notas fiscais recebidas: saiba como fazer

Nota fiscal fria: como identificar?

Ficou claro que o tema merece cuidados, já que pode ser bastante prejudicial. Por isso, quando se trata de nota fiscal fria como identificar é um conhecimento essencial para poder evitar seus prejuízos.

Como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar. Por isso, no momento em que qualquer nota for recebida por sua empresa, é importante analisar se o DANFe nota fiscal enviado pelo emitente realmente corresponde ao que foi adquirido ou contratado.

A verificação deve ser feita no nome do emitente, em seu CNPJ, inscrição estadual, na descrição dos produtos ou serviços, em sua quantidade e nos valores envolvidos, de modo a saber se aquilo procede com o que foi combinado.

Outra alternativa, ainda mais segura e que pode ser utilizada de maneira complementar ou substitutiva em relação à dica anterior, é pegar a chave de acesso da nota fiscal, geralmente localizada em seu canto superior direito, e fazer a pesquisa de sua validade junto ao site oficial da Secretaria da Fazenda.

Por fim, a alternativa mais prática, segura e eficiente é contar com o auxílio de um software de notas fiscais, como o GeminusCare, que envia um SMS para o celular da empresa no exato momento em que uma nota é emitida contra seu CNPJ, além de permitir consultar o XML e o DANFe instantaneamente em sua plataforma.

Entenda: Por que a sua empresa precisa de um software de notas fiscais?

O que fazer ao identificar notas fiscais falsas?

A empresa prejudicada pode se resguardar de quaisquer problemas com a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda ou outros órgãos através de um procedimento simples: o manifesto de notas fiscais.

Basicamente, ele consiste de um processo em que o destinatário confirma ou não o recebimento de uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ perante a Secretaria da Fazenda, o que atua como uma camada adicional de segurança na transação.

O manifesto ainda não é obrigatório no Brasil. Ainda que empresas de todos os estados possam realizá-lo, até o momento da publicação deste post, a obrigatoriedade para todas as empresas só se aplica no estado de Rondônia.

Certas empresas de outros estados também são legalmente obrigadas a manifestar o recebimento de notas fiscais, mas isso depende de sua área de atuação e do tipo de produto adquirido ou oferecido, conforme consta na Portaria CAT-162/08.

Portanto, caso seja recebida uma nota fiscal fria, basta que a empresa manifeste o desconhecimento da operação no portal da Nota Fiscal Eletrônica, o que a resguarda contra impostos decorrentes daquele documento.

Tome muito cuidado com as notas fiscais frias!

A gestão fiscal é um assunto complicado pela grande quantidade de minúcias e detalhes, e as notas fiscais falsas estão entre os que merecem mais atenção, já que é fundamental saber como lidar com a situação para não ter problemas.

O GeminusCare é ideal para isso, já que permite o manifesto de todas as notas fiscais recebidas em sua plataforma, o que traz muito mais praticidade e agilidade do que ter que digitar os dados de cada uma delas no portal da NF-e, além da funcionalidade de canhoto eletrônico NFe que avisa o emitente sobre tal manifesto.

Conte com o GeminusCare para estar protegido contra notas fiscais frias e, de quebra, contar com um parceiro e tanto para a gestão fiscal da sua empresa, tudo isso mediante um investimento que cabe em seu orçamento!

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