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Notas fiscais MEI: como organizar?

Saiba como organizar os documentos fiscais da sua empresa e evitar problemas!

A modalidade de MEI no Brasil é um verdadeiro sucesso, já que trouxe a oportunidade de formalização para profissionais que atuavam informalmente. Porém, a organização das notas fiscais MEI nem sempre ocorre da melhor possível.

A modalidade foi criada em 1º de julho de 2008 e, de acordo com estatísticas do Portal do Empreendedor-MEI de 09 de fevereiro de 2019, há 7,926 milhões de empresas enquadradas assim.

O número chama a atenção, mas nem todos os profissionais que atuam nessa modalidade conseguem controlar suas notas fiscais adequadamente ou entendem como funciona essa questão, o que pode fazer com que eles passem por problemas futuros.

Se você se identificou com o parágrafo anterior, então veio ao lugar certo! Vamos esclarecer melhor o que é o MEI e mostrar como deve proceder com as notas fiscais para, assim, ter uma organização exemplar em seu empreendimento.

O que é MEI?

É a sigla para Microempreendedor Individual, modalidade criada pelo Governo Federal para que profissionais que trabalham informalmente pudessem formalizar o seu negócio.

Sua adoção é muito benéfica para essa parcela da população, já que os impostos são centralizados em apenas um pagamento mensal, o qual dá direito aos empreendedores de emitir notas fiscais sobre seus produtos e serviços.

O valor mensal é menor de R$ 60 e já contempla o pagamento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ou seja, o tempo que os profissionais mantêm suas empresas abertas e com os pagamentos em dia conta como tempo de serviço para a Previdência Social.

Atualmente, o limite de faturamento dos microempreendedores individuais é de R$ 81 mil por ano, o que corresponde à média de R$ 6.750 mensais. Se o faturamento passar disso, então deve ser feito o desenquadramento para microempresa (ME).

É obrigatório emitir notas fiscais MEI?

Essa é uma questão simples, embora às vezes soe confusa, já que ele é obrigado a emitir notas fiscais em alguns casos e está dispensado em outros. É essencial entender a questão para saber como evitar problemas fiscais.

É obrigatório emitir nota fiscal MEI no caso de vendas realizadas e serviços prestados para quaisquer outras pessoas jurídicas, seja qual for o seu porte ou segmento, de modo a legalizar a relação comercial.

Já no caso de produtos e serviços que são oferecidos para consumidores finais, não existe a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal, a menos que isso seja exigido pelo cliente.

Para que ele possa emitir notas fiscais, primeiramente é necessário procurar a Secretaria da Fazenda estadual (no caso de vendas e/ou serviços de transporte entre diferentes cidades e estados) ou municipal (para prestação de serviços e/ou serviços de transporte municipal).

Ao chegar no órgão, deve-se solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF), com a qual o profissional pode procurar uma gráfica e encomendar um bloco de notas fiscais personalizado.

Caso esse processo não seja realizado com a nota fiscal MEI, ainda é possível emitir de maneira avulsa, impressa ou eletrônica, mesmo sem que ele tenha o talão previamente citado.

Como emitir nota fiscal para MEI?

Existem dois tipos de notas fiscais MEI: a de produtos e a de serviços, as quais devem ser escolhidas de acordo com a sua atividade.

Nota fiscal de produtos

A emissão das notas fiscais de produtos deve ser feita nos blocos devidamente impressos pelas gráficas. A folha deve ser preenchida com os dados do destinatário, os produtos que foram vendidos e seu valor, de modo que a transação seja legalizada.

No que tange à nota fiscal MEI também pode ser feito através da Nota Fiscal Avulsa (NFA), Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), cuja aceitação pode variar de acordo com cada estado.

Nota fiscal de serviços

O processo da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) é ainda mais fácil e rápido, já que é realizado pela internet. Além disso, o fato de o MEI ser enquadrado no regime Simples Nacional dispensa a necessidade do certificado digital em muitos estados e cidades.

Diferente da NF-e, que é de responsabilidade da Secretaria da Fazenda estadual, o órgão responsável por emitir, cadastrar e validar as NFS-e é municipal. Por isso, não há uma padronização entre as diferentes cidades e estados em relação ao processo necessário para a emissão dessas notas.

A forma mais fácil de saber exatamente o que deve ser feito é contar com o auxílio da prefeitura da cidade em que o MEI atua, a qual tirará todas as suas dúvidas e permitirá que ele emita suas notas fiscais de serviços normalmente.

Como organizar as notas fiscais MEI?

Essa é uma questão que pode impactar diretamente na continuidade da empresa, já que existe um prazo para guardar documentos fiscais, que é de 5 anos no caso das notas. Logo, todo cuidado é pouco.

Algumas das melhores sugestões são as seguintes:

  • Tenha um arquivo para organizar os documentos. Para quem opta por emitir nota fiscal MEI em papel, é essencial ter uma pasta ou mesmo uma gaveta reservada apenas para tais documentos. Organize-os por data e armazene-os por pelo menos 5 anos.
  • Sempre emita as notas fiscais quando necessário. Para ter um controle de notas fiscais eficiente, é de suma importância que o MEI emita as notas fiscais sobre produtos e serviços oferecidos para outras empresas. Caso contrário, ele pode se deparar com sérios problemas com o Fisco no futuro.
  • Procure um contador. É normal ter um pouco de dificuldade em relação aos trâmites burocráticos de uma empresa, ainda mais para quem está nesse processo pela primeira vez. Ao contar com a ajuda de um contador, você poderá tirar todas as suas dúvidas em relação às notas fiscais MEI, além de receber as devidas orientações para desenquadramento quando necessário.
  • Opte pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A adoção da NF-e é facultativa por microempreendedores individuais, mas isso pode facilitar a gestão fiscal e garantir um melhor controle sobre os documentos. Estude essa possibilidade e veja se vale a pena para o seu negócio.
  • Invista em um sistema de gestão fiscal. As notas fiscais eletrônicas (NF-e) podem ser acompanhadas em um sistema especializado em notas fiscais, que centraliza todos os documentos e torna sua gestão muito mais fácil. Esse é um investimento que pode fazer toda a diferença para a organização da sua empresa.

Organize cada nota fiscal MEI com excelência!

A gestão de micro e pequenas empresas tende a ser difícil, ainda mais para quem está nessa situação pela primeira vez, mas é possível superar todas as dificuldades e lidar da melhor maneira possível com o que surgir.

Agora que você já sabe exatamente o que é o microempreendedor individual, como funciona a emissão de notas fiscais MEI e como organizá-las com excelência, siga cada uma das dicas, do armazenamento dos documentos até a adoção de um sistema de gestão fiscal como o GeminusCare, e tire essa questão de letra!

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