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Qual é o prazo para guardar documentos fiscais?

Saiba por quanto tempo sua empresa precisa guardar os documentos fiscais


Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de ordem fiscal, como notas, impostos, declarações, contratos e afins, mas você sabia que existe um prazo para guardar documentos fiscais determinado pela lei e que, além disso, ele pode variar de acordo com cada um?

Isso pode pegar os gestores, diretores e colaboradores que trabalham no setor fiscal de surpresa e, por isso, é fundamental conhecer quais são esses prazos, de modo que a empresa não tenha problemas caso tenha que apresentá-los futuramente.

Entenda o motivo da existência de um prazo para guardar documentos fiscais e porque sua empresa precisa observá-los com atenção.

Por que existe um prazo para guardar documentos fiscais?

Porque eles podem ter que ser apresentados aos respectivos órgãos do governo, bem como a advogados, clientes ou funcionários no futuro, e sua inexistência pode causar sérios problemas. 

A consequência trazida pela falta da apresentação de determinado documento fiscal varia de acordo com cada um deles, mas costuma ser prejudicial à empresa, algo que poderia ser evitado caso fossem guardados da maneira correta.

Por exemplo, em relação aos comprovantes de pagamento às autoridades da Fazenda do país, mais conhecidas como Fisco, se eles não forem apresentados pela empresa, ela pode ter que pagar os impostos novamente, em conjunto com uma taxa adicional de 20% relativa aos juros da taxa Selic.

Suponhamos que o valor em questão seja de R$ 1.500. O não cumprimento do prazo para guardar de documentos fiscais pode fazer com que a empresa tenha que pagar mais R$ 1.500, somados a R$ 300 de taxa adicional, o que equivale a R$ 1.800 que poderiam ser evitados.

Por mais que o pagamento tenha sido originalmente feito da maneira correta, pode ser que a outra parte (no caso, os órgãos do Fisco) não consigam confirmá-lo, e é de responsabilidade da empresa ter o comprovante para se isentar de problemas.

Qual é o prazo para guardar documentos fiscais?

Depende do tipo do documento e do que está disposto na legislação. O prazo pode variar de 2 anos a tempo indeterminado, mas alguns deles já tiveram que ser guardados por até 30 anos!

Veja qual é o prazo para guardar documentos fiscais e saiba por quanto tempo precisa armazenar esses papéis:

  • Nota fiscal de entrada: as notas fiscais de produtos ou serviços obtidos de outras empresas precisam ser armazenadas por pelo menos 5 anos, de acordo com o que está disposto no Artigo 173 da Lei 5.172 (Código Tributário Nacional).
  • Nota fiscal de saída: as notas fiscais emitidas pela sua empresa, sejam referentes a produtos ou serviços, devem ser guardadas por 5 anos, conforme o Artigo 46 da Lei 8.212 (Lei Orgânica da Seguridade Social).
  • Documentos fiscais e tributários em geral: vários outros documentos, como DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal) e impostos como IPVA, ITR, IPTU, ISSQN, IPI, ITR e ITBI devem ser guardados por 5 anos, conforme determinação do Artigo 173 do Código Tributário Nacional.
  • Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ): deve ser conservado por pelo menos 10 anos, de acordo com o que determina o Artigo 33 da Lei 8.212 (Lei Orgânica da Seguridade Social).
  • Livro de Apuração de Lucro Real (LALUR): precisa ser guardado por pelo menos 10 anos depois do último registro, de acordo com o Artigo 46 da Lei 8.212 (Lei Orgânica da Seguridade Social).
  • Documentos relativos à Previdência Social: o Regulamento da Previdência Social determina que os arquivos precisam ser guardados pelo prazo mínimo de 10 anos.
  • Recolhimento do Programa de Integração Social (PIS): precisa ser armazenado por pelo menos 10 anos, conforme o Artigo 3 da Lei 2.052/83 e também o Artigo 10 do PIS-PASEP.
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): de acordo com o Artigo 23 da Lei 8.036/1990, esses registros precisam ficar guardados por 30 anos, embora o Supremo Tribunal Federal tenha tomado partido nessa questão para reduzir o prazo para apenas 5 anos.

Como pôde ser visto, o prazo para guardar documentos fiscais é de 5 anos para sua maioria, embora haja algumas exceções, como IRPJ, PIS, LALUR e os relacionados à Previdência Social.

Quais são os documentos mais comuns?

As notas fiscais estão entre os documentos mais presentes nas empresas, sejam as de entrada ou de saída, devido às transações comerciais que existem entre as companhias e também com clientes, o que resulta em um grande número delas.

Isso faz com que seu armazenamento possa ser um problema para as empresas devido ao volume. No caso de um produto ou serviço que é oferecido pela contratada à contratante mensalmente, 5 anos resultam em 60 notas fiscais apenas para esse cliente.

Por isso, além de conhecer o prazo para guardar documentos fiscais, é recomendável que sua empresa invista no armazenamento digital das notas, de modo que elas possam ser acessadas a qualquer momento, sempre que necessário.

Em relação às notas fiscais eletrônicas, uma curiosidade que nem todas as empresas sabem é que o que deve ser armazenado é o XML, documento que traz a assinatura e a autorização digital da nota e, assim, garante sua legalidade.

O arquivo visual, chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e disponibilizado em PDF, tem seu armazenamento facultativo, já que este não é exigido legalmente. Porém, para maior praticidade e comodidade, é recomendável que ele também seja armazenado pelas empresas.

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Deixar de apresentar os documentos fiscais solicitados pode resultar em problemas graves, ainda mais quando os valores já foram pagos e não foi possível comprová-los. Por isso, deve-se redobrar a atenção com esse assunto.

Para armazenar as notas fiscais pelo período de 5 anos exigido pelo Fisco e tê-las à disposição em apenas alguns segundos, a melhor solução é investir em um software especializado, como o GeminusCare.

Conectado diretamente à Secretaria da Fazenda, o programa faz com que sua empresa atenda ao prazo para guarda de documentos fiscais e, de quebra, gerencie cada nota fiscal da maneira mais prática possível, inclusive com a possibilidade de baixar o DANFE.

Se sua empresa quer atender ao prazo para guardar documentos fiscais e ainda garantir uma melhora considerável na gestão tributária e fiscal, conte com o GeminusCare e tenha muito mais agilidade, segurança e praticidade em seu cotidiano!

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